退款政策(政策6370)
大学政策6370
生效日期
2020年7月
负责任的政党
首席财务和运营官兼财务和运营副总裁(208)426-1200
助理副总裁，预算和规划，(208)426-1344
范围和受众
这一政策适用于向内部用户提供服务或商品的所有大学部门和单位.
本政策不适用于赞助项目办公室(OSP)下的辅助单位或充值中心收取的收入。. 充值中心由大学政策5110(充值中心)管理。.
额外的权力
政府会计准则委员会(GASB)
1. 政策的目的
定义和建立退款, 审查和批准退款率的程序, 以及退款委员会的职责.
2. 政策声明
当一个大学部门或单位向另一个大学部门或单位提供服务或商品并寻求收回该商品或服务的成本时，就会发生退款. 大学致力审慎管理其预算资源，确保为其他内部用户提供产品或服务的部门或单位制订公平合理的做法和收费标准.
3. 定义
3.1计费费率
按服务单位向用户收取的费用.
3.2退款
一个部门或单位向另一个内部部门或单位提供的服务或商品‐按既定的计费费率使用基础, 或者根据既定的标准定价方法进行定价, 未获中央预算拨款的部门或单位. 只有那些使用服务或商品的部门和单位才会被收取费用.
4. 指导原则
a. 直通费用不被视为退款.
b. 退款制度的目的是通过使使用服务和/或货物的部门或单位负责控制其成本，鼓励更好地管理预算资源.
c. 可以建立特殊服务退款，例如计算机维护. 这些退款的目的是使部门或单位能够以合理的既定费率获得服务和货物.
d. 奖励退款，如印刷服务，也可以建立. 这些退款的目的是激励校园内的特定行为. 例如, 阻止部门或单位印刷, 可以为印刷服务建立退款，以阻止校园内的印刷.
e. 所有退款必须由退款委员会批准(见第4条).4). 在每个财政年度开始前, 装修部门或单位必须每年向退款委员会提交最新的价格建议，以供审查. 批准的退款及其批准的费率必须在校园内公布
f. 管理包括退款在内的预算的部门和单位必须确保及时记录退款, 尽最大可能, 这些服务在本财政年度内完成.
g. 退款账单必须按月或季度向部门或单位结算, 或其他商定的时间框架. 分项发票, 或其他证明文件, 必须提供给部门或单位以证实收费.
h. 与退款有关的争议应首先提交给制定退款的部门或单位. 如果争议没有解决, 该部门或单位应联系财务和运营总监和财务和运营副总裁，以获得最终解决方案.
i. 与退款相关的记录是提供退款服务或商品的部门或单位经理的责任. 退款记录必须保留五(5)年，从财政年度结束.
j. 退款一般不能向赞助项目收费. 特殊情况必须获得OSP的书面批准.
5. 发展速度
5.1成本识别
所提供的服务或商品的实际成本应形成文件, 包括确定成本和活动的估计以及这种估计的基础.
5.2可变计费费率
a. 所有内部用户必须为所提供的服务或商品收取相同的费用. 根据一天中的时间选择不同的定价结构, 体积的折扣, 周转时间, 市场利率, 等. 如果这些定价结构有健全的基础并且不歧视用户，是否可以接受.
b. 应记录和公布替代定价结构，以便用户可以考虑以成本最低的方式获得服务或商品. 负责预算和计划的助理副总裁将建立退款的流程和程序.
5.3计费费率中包含的设备费用
a. 用于提供服务或商品的设备成本可以通过指定的重置价值收回. 确定的退款率可以为部门或单位提供资金，以便将来更换和维修设备.
b. 全部购买设备, 或者部分通过联邦政府资助的项目, 可能不包括在计费费率内.
c. 预算和规划办公室可以协助各部门计算替换率, 如果需要.
5.待售产品的库存
a. 从库存中销售产品的部门或单位, 或维护提供其服务所使用的零件和耗材的库存, 如果库存数量很大，是否必须保存库存记录.
b. 退款率可能以库存的平均成本为基础. 必须至少在每年的财政年度结束时进行实物盘存, 实物盘存必须与盘存记录相符.
6. 退款委员会职责
退款委员会(“委员会”)负责每年12月举行一次临时会议, 如果需要. 委员会将审查所有退款请求，以确保在制定费率时使用了一种记录在案的一致方法.
7. 退款委员会成员名单
委员会由下列成员组成:
- 参谋长
- 教务长和学术事务副校长，或指定人员
- 首席财务和运营官，财务和运营副总裁，或指定人员
- 主管学生事务及招生管理副校长或指定人员
- 研究和经济发展副总裁，或指定人员
- 负责大学发展的副校长或指定的副校长
- 助理副总裁，负责预算和规划
8. 退款请求/批准程序
a. 所有要求建立退款的部门或单位, 或修改由现有退款收取的计费费率, 必须填写退款申请表并获得请求部门或单位副总裁的批准, 或被任命者. 该部门应提交费率表文件(包括费率方法)连同请求. 强烈建议各部门或单位在委员会12月的年度会议上提供年度定价修订，以确保校园部门或单位能够适当地预算任何计费费率变化.
b. 所有建立退款的请求, 或修改现有的退款, 必须在收到部门或单位副总裁的批准后提交预算和计划办公室审查, 或被任命者. 预算和规划办公室将向委员会提供所有退款请求，以供最终审查和批准.
c. 如果委员会不批准该请求, 委员会将把请求退回提出请求的部门或单位，并附上支持该决定的简短解释.
d. 所有已批准的退款申请必须在校园内公布.
9. 形式
退款申请表格
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